Správa dokumentů a digitalizace

Proč nebo kdy začít pracovat s dokumenty už jen v elektronické podobě?  Ať už jste malá firma nebo velká organizace, zkuste se na chvilku zamyslet nad svou denní činností a představit si svou společnost, jak by mohla vypadat bez všudypřítomných papírů. I papír, stejně jako každá technologie, bude jednou překonán technologií novou, která je zpravidla lepší v mnoha směrech. Historie ukazuje, že strategickou výhodu mají vždy ti, kteří novu technologii začnou používat dříve než ostatní.

Dokázali jste si představit svou společnost, kde nekoluje žádný papír? Ne? Zkuste se ještě jednou zamyslet. Máte skutečnou představu o tom, co Vás stojí mnohdy zbytečné papírování?

• Kolik času Vašim zaměstnancům skutečně zabere přenášení papírů mezi kancelářemi/lidmi?
• Kolik energie Vás stojí administrativa spojená s různými schvalovacími kolečky, připomínkováním (smluv, nařízení…), úkolováním zaměstnanců napříč celou firmou včetně poboček?
• Kolik peněz vynaložíte na tisk dokumentů pro vnitřní potřebu firmy?
• Kolik času denně lidé stráví vyhledáváním informací v dokumentech, které jsou rozesety různě po firmě (papírový archiv, e-maily, počítače a notebooky zaměstnanců, účetní systém…).
• Kolikrát se stalo, že se nějaký dokument „zatoulal“ nebo úplně ztratil? Víte, kolik peněz Vás takové chyby ročně stojí (pokuty od úřadů, nespokojení zákazníci…)?
• Jak často se Vám stává, že se jeden zaměstnanec vymlouvá na jiného, že nedostal dokumenty XY a proto nemohl splnit úkol?
• Zeptejte se i svých účetních, personalistů, bezpečnostních techniků… jak dlouho jim trvá připravit/dohledat dokumenty na různé kontroly.
• Mnoho firem dělá mnoho let stejné věci více méně stejně, protože to tak fungovalo léta dobře a zdánlivě není důvod ke změnám – např. v administrativních procesech. Často ovšem do doby, než přijde někdo, kdo má jinou zkušenost a ví, že se dá to či ono dělat daleko lépe a efektivněji.

Takto by se dalo pokračovat mnohem déle a přišli bychom určitě na spoustu dalších oblastí, které stojí za úvahu nad tím, že se to dá dělat lépe, rychleji a s menším vynaložením prostředků i práce. Jestliže jste si alespoň na chvíli dokázali představit možnou změnu, je správný čas na úvahu, co s tím dál. Naše doporučení je velmi jednoduché – kontaktujte nás. Náš obchodník si s Vámi domluví schůzku, kde Vám nastíní možná řešení a z nich plynoucí přínosy pro Vaši společnost.